1.1. Parties contractantes
- Préciser clairement l’identité des parties contractantes avec mention du nom des sociétés et des personnes morales, les personnes physiques représentantes, les adresses des sièges sociaux, les capitaux, les inscriptions au Registre du commerce et des sociétés, ou l’équivalent.
- S’assurer que chaque signataire a le pouvoir d’engager sa structure qu’il est l’un de ses représentants légaux et qu’il dispose d’un mandat pour ce faire. Si un mandataire est désigné, la signature des cotraitants est facultative.
- Identifier toutes les parties prenantes et leur maison mère car connaître l’origine et/ou l’actionnaire principal du client peut être important en cas de conflit et d’impayés.
- Obtenir un extrait de registre du commerce de type Kbis du client. Vérifier la solvabilité du client (avec la Coface par exemple qui dispose d’un vaste fichier international).
- Privilégier la constitution d’un groupement conjoint même si en général le client préfère que les cotraitants soient solidaires notamment en ce qui concerne le mandataire.
- Garder à l’esprit qu’un groupement n’est pas une société et qu’il ne doit pas pouvoir être requalifié comme tel. Il s’agit de plusieurs personnes physiques ou morales qui sont cotraitantes momentanément pour répondre à des prestations distinctes.
- Etablir dans le cas de la constitution d’un groupement une convention de groupement régissant les relations et rôle respectifs de chaque cotraitant étant entendu que la répartition des tâches et des honoraires de chacun doit figurer dans le contrat de maîtrise d’œuvre afin de préciser les limites de leurs responsabilités respectives.
- Obtenir le nom et les coordonnées précises du client.
- Veiller à obtenir une couverture d’assurance adaptée en cas de solidarité imposée du groupement ou du mandataire.
Les parties contractantes sont :
[…],
société membre du groupe […], ayant pour actionnaire principal […],
dont le siège social est domicilié à […] et immatriculé sous le N° […] identifié au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) sous le N° […] et représentée par […] ayant tous pouvoirs aux effets de la présente,
Ci-après désignée par l’expression “Le Client”.
D’une part,
Et :
[…], Architecte, dont le siège social est […] inscrit au RCS […] architecte inscrit au tableau de l’Ordre des architectes en France sous le […] et représenté par […] ayant tous pouvoirs aux effets de la présente.
[…] – Architecte associé domicilié […] inscrit à l’ordre […] des architectes sous le numéro […].
[…] – Bureau d’études techniques, société, au capital de […] dont le siège social est […] inscrit au RCS de […] N° Siret […] et représenté par […] ayant tous pouvoirs aux effets de la présente.
Le mandataire du groupement est […].
Ci-après désigné par “le Prestataire”.
(Renvoyer en Annexe X à la description des signatures).
The contracting parties are :
[…],
company, member of the consortium […], whose main shareholder is […],
whose head office is located at […] and registered with the Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) at […] under the registration number […] and represented by […] with full authority to act under this Agreement,
Hereafter referred to as the “Client“.
On the one hand,
And :
[…] – Architect, whose head office is at [...] registered with the RCS at […] under the registration number […], architect registered with the French Ordre des Architectes under the registration number […] and represented by […] with full authority to act under this Agreement.
[…] – Associate Architect located at […] registered by the […] Ordre des Architectes under the registration number [...].
[…] - Engineering consultancy, a company with a capital of […] whose head office is at […] registered with the RCS at […] under the registration number [...] and represented by [...] with full authority to act under this Agreement.
The representative of the consortium is […].
Hereafter referred to as the “Consultant“.
A l’export, les différents membres de la maîtrise d’œuvre n’interviennent pas toujours en cotraitance. Ils peuvent contracter avec le client dans le cadre de contrats séparés et voir leurs missions coordonnées par un directeur d’opération, Project Manager.
La signature de contrats séparés a pour inconvénient d’engendrer très souvent une mauvaise coordination des études et des difficultés pour obtenir dans les temps les éléments techniques nécessaires à la conduite du projet.
A l’inverse, le recours à des contrats séparés vient fortement limiter la responsabilité du prestataire.
Pour évoluer dans une situation que l’on maîtrise, il est recommandé, si cela est possible, de viser la création d’un groupement dirigé par l’architecte qui en est le mandataire. Si la signature de contrats séparés est imposée par le client, il est important de veiller à ce que la direction d’opération soit de bon niveau et a minima, que les contrats des différents prestataires concepteurs soient coordonnés.
La répartition des tâches, Breakdowns of Tasks, des uns doit alors être communiquée aux autres prestataires, par exemple en tant qu’annexe à leur contrat, dès lors qu’ils ont une interface entre eux.
1.2. Titulaire des droits
- Identifier le titulaire des droits à construire sur le terrain.
- Identifier le titulaire de la licence d’exercice architecturale (voire technique) conformément à la législation en vigueur dans le pays où se réalise le projet, quand la mission le nécessite.
- S’assurer que le client, qui n’est pas forcément le propriétaire, dispose des droits à construire.
- Obtenir les éléments justificatifs de la titularité des droits pour permettre les vérifications préalables indispensables.
- Préciser le cadre légal de l’exercice professionnel des signataires.
- Obtenir à tout le moins le nom du propriétaire du terrain.
[…] est propriétaire du terrain, localisé à [...] d’une superficie de [X], et possède de manière exclusive les droits à construire correspondant au programme immobilier qu’il a établi.
Le titulaire de la licence d’exercice de la profession d’architecte est […].
La licence d’exercice […] est reconnue en […] ou au […].
[…] is the owner of the land, located at […], with a site area of […], and holder of the exclusive right to build in compliance with the development brief that he/she has developed.
The registered architect is […].
His/Her […] registration is recognised in […] or at [...].
Rechercher à être le mandataire est une stratégie à proscrire pour les contrats portant sur des projets en conception-réalisation. Pour ce type de projet, l’architecte ne doit surtout pas être le mandataire.
L’architecte et, le cas échéant toute profession réglementée, doit veiller à exercer sa profession en conformité avec la législation et à obtenir s’il le faut les autorisations nécessaires.
1.3. Sous-traitance
- Dresser la liste des sous-traitants avec mention de leurs coordonnées après avoir obtenu de chacun d’eux un accord de principe sur les prestations à sous-traiter ainsi que sur le prix correspondant.
- Définir les conditions d’agrément et de paiement des sous-traitants.
- Établir la liste de l’équipe avec leurs coordonnées.
- Obtenir avant la signature du contrat un engagement écrit de chacun des sous-traitants précisant le contenu de leur mission, leur rémunération, la monnaie de paiement (…) ce afin d’éviter tout problème une fois le contrat signé. Cet engagement pourra prendre la forme d’un contrat de sous-traitance conclu sous condition suspensive de la conclusion et de l’entrée en vigueur d’un contrat avec le client final, ou de la ratification d’une lettre d’intention.
- Avoir la possibilité de recourir à la sous-traitance en cours de marché.
- Faire clairement figurer dans une clause du contrat toute sous-traitance imposée par le client.
Le Prestataire, outre les conditions fixées par le présent article, devra assurer l’organisation des tâches dévolues à ses sous-traitants.
Le Prestataire sous-traitera tout ou partie de la mission technique et de ses missions à :
[…], dont le siège social est […] inscrit au RCS de […] N° Siret – […], sous-traitant de […].
[…], dont le siège social est […] inscrit au RCS de […] N° Siret […], sous-traitant de […].
De surcroît, le Prestataire pourra faire appel à d’autres spécialistes en sous-traitance en cours d’exécution de sa prestation. Il devra informer le Client des sous-traitants principaux pressentis et de la mission confiée, le Client pouvant refuser de manière justifiée la dévolution de tout ou partie d’une mission à un sous-traitant présenté dans un délai de […] si sa mission correspond à plus de 5 % du contrat du Prestataire.
Le Client a souhaité confier la prestation […] à la société […].
Other than the conditions determined by this Article, the Consultant shall undertake the organisation of the services allocated to his/her sub-consultants.
The Consultant assigns all or part of the engineering services and his appointment to :
[…], whose head office is located at […] registered with the RCS at […] under the registration number [...] sub-consultant of […].
[…], whose head office is located at […] registered with the RCS at […] under the registration number [...] sub-consultant of […].
Furthermore, the Consultant can retain other specialists as sub-consultants during his/her appointment. He/She shall notify the Client as to the main sub-consultants to be considered and the services to be conferred. The Client can refuse, with reasonable justification that all or part of an appointment be assigned to a sub-consultant, to be notified within a period of […] if his/her services corresponds to more than 5 % of the Consultant’s appointment.
The Client wished to confide the […] appointment to the […] company.
1.4. Cotraitance et mandat commun
- Désigner le mandataire et préciser sa posture à l’égard du client par rapport aux autres membres du groupement.
- Préciser si les membres du groupement sont conjoints ou solidaires. Il peut arriver que le groupement soit conjoint mais que le mandataire soit solidaire.
- Faire référence à des documents en annexe, à des tableaux qui répartissent précisément les tâches entre les membres du groupement. (Tableau de répartition des tâches en français ou Breakdown of Task en anglais).
- Préciser éventuellement parmi les membres du groupement lesquels sont des cotraitants conjoints et lesquels sont des cotraitants solidaires.
- Exclure toute solidarité notamment du mandataire. Obtenir une rémunération spécifique pour les tâches relevant du rôle de mandataire commun qu’il convient par ailleurs de définir précisément dans la convention de groupement.
Le Prestataire est un groupement conjoint (ou solidaire) de maîtrise d’œuvre.
Le mandataire du groupement est […]. Il assume à ce titre les tâches spécifiques suivantes :
Il est l’interlocuteur de référence du Client pour l’exécution du présent contrat. Le Client s’engage à ne pas communiquer directement avec les autres membres du groupement.
The Consultant is a consortium of joint (or individual) liability.
The consortium representative is […]. As such, he/she undertakes the following specific duties:
He/She is the consortium representative before the Client during this Agreement.
The Client agrees not to communicate directly with the other members of the consortium.
Sous le régime du droit français, toute sous-traitance Architecturale est strictement interdite pour l’élaboration du projet d’architecture du permis de construire en vertu de la loi du 3 janvier 1977.
1.5. Conseils du Prestataire
- Mentionner la capacité du prestataire à s’attacher les services d’un conseil.
- Pouvoir s’attacher les services d’un conseil sans avoir à demander l’agrément du client.
Le Prestataire pourra en cas de besoin s’attacher les services d’un Conseil pour l’éclairer sur ses propres prestations (experts, ingénieurs, juristes, ...).Le coût de ces prestations de conseil est réputé inclus dans les honoraires du Prestataire et il ne saurait donc faire l’objet de réclamation auprès du Client.
Contrairement aux sous-traitants, le Prestataire n’a pas à demander l’agrément du Client pour le recours à des conseils.
If necessary, the Consultant may require the services of an adviser for clarification purposes of his/her own services (experts, engineers, lawyers...).
The cost of these advisory services is considered to be included in the fees of the Consultant and shall not be charged separately to the Client.
Unlike for the sub-consultants, the Consultant does not require the Client’s approval to appoint advisers.
Un conseil est une personne à qui le prestataire demande un avis, voire commande une étude, pour l’éclairer sur ses propres prestations (experts, ingénieurs, juristes…). Attention, le conseil ne doit pas effectuer directement ou indirectement une part de la prestation, sinon c’est un sous-traitant. Sa prestation doit être une prestation complémentaire parallèle.
Si la solidarité n’est pas négociable, il faut porter encore plus d’attention à la rédaction de la convention de groupement et aux tableaux de répartition des tâches afin que les membres du groupement puissent éventuellement exercer les recours utiles entre eux.
Il est entendu que, dans ce cadre, la rémunération du ou des conseils ne pourra pas faire l’objet d’une réclamation d’honoraires complémentaires puisqu’elle est censée être comprise dans les honoraires contractuels. Le conseil n’a pas de relations contractuelles avec le client.
Le client peut demander l’agrément des sous-traitants mais pas des conseils qui n’ont pas à être cités au contrat.